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1.        前言

改革开放以来,国内医药行业飞速发展,在各个方面都取得了长足的进步。如此高速的发展必然伴随着激烈的市场竞争,“弱肉强食,适者生存”,如何在市场竞争中生存下来并迅速发展,成为中国医药商业企业最关心的问题。在过去的几年里,众多的医药商业企业对自身企业业务的发展方向做了很多有益的探索,不断地分化和发展企业的核心竞争力,其中的一个重要的方向和核心发展的竞争力是物流服务能力。

大型医药商业企业在区域或者全国市场上往往拥有众多的客户群体以及历史上建立起来的密切的业务关系,同时,为了给这些客户提供服务,往往对应建立有区域或者全国的物流中心或者物流点。如何发挥这些物流中心和物流点的物流服务能力?提高对客户群体的服务的满意度?目前,国内众多的大中型医药商业企业正在寻求适合的信息化整体解决方案并希望从中受益,从而加强管理,提高效率,降低成本,增强综合市场竞争力。

医药现代仓储管理系统(WMS)是以此为基础形成医药现代仓储管理的解决方案,该方案能够很好的满足各物流中心或物流点仓储管理的各类业务,从而满足企业发挥自身特点优势、持续发展的要求。

2.       医药现代仓储管理系统(WMS)平台特点

   2.1.满足医药行业要求

本平台内容符合国家的法律制度、会计制度以及医药行业相关标准的要求。现代医药仓储业务同样有着鲜明的医药行业的特征,也受国家的医药流通规范GSP 的约束。医药现代仓储管理系统(WMS)能够全面体现这些要求。

   2.2.开放的接口

本平台以标准的方式提供对外接口,可以使货主的信息系统和英克科技的第三方医药物流系统方便的从本系统中取得数据,同时兼容标准数据格式数据的读入,方便将这些系统的数据导入本系统。这样可以实现与多家货主的信息系统的快速电子衔接。

   2.3.二次开发平台

本平台提供二次开发平台,在此基础上,客户的系统维护人员可以方便地进行简单的二次开发,适应用户的需要。

   2.4.基于Java和Oracle开发

本平台使用最先进的开放式开发工具Java,基于J2EE 框架,数据存储采用全球最领先的可靠的Oracle 数据库。

3.        支持现代物流设备

   3.1.现代物流设备

实现现代物流对于普通的仓房需要通过一些电子设备来辅助实现,包括:电子标签、RF 手持(PDA)、条码系统、集货系统、立体货架、堆垛机、射频。实际上,并不是所有的电子设备都会被采用,而且,各种电子设备也有简单复杂之分,比如:电子标签也有不同类别的划分,有6 位、8 位、12 位,有支持汉字、支持英文等等,所以,企业是根据管理和业务的需要进行适当的设备配置。常规情况下,电子标签、RF 设备、条码是比较常见的设备。本平台对这些设备都有接口,能够很好的支持。

   3.2.条码系统

条码系统采用条形码作为标识,以条形码为数据源,使用数据采集终端扫描条码标识,进行数据采集。本平台支持从货位、拣货箱号等不同角度来管理库存物品和拣货方法。

货位条码:

制订适当的规则针对所有的最小不再分的货位编制条码,仓库的货位条码打印出来后,条码贴在对应的货架上,出、入库的时候对货位进行扫描。

周转箱条码:

制订适当的规则编制周转箱条码,仓库的周转箱条码打印出来后,条码贴在对应的周转箱上,散件出库拣货时对周转箱进行扫描,供后续散件复核处理提供查询核对依据。

     3.3.电子标签

电子标签分很多品牌,也有很多规格,常见的有6 位、8 位、12 位,现在大的也有16 位,一般都有指示灯,指示灯用来说明本电子标签所管辖货位是否有业务需要处理。

电子标签安装在货架上,根据需要,一个电子标签可以根据编码规则管理一个或者多个货位,在每次出入库时,电子标签准确指定某一货位的实际出入库数量,以指导拣货人员有序拣货。

本平台通过电子标签的接口程序驱动电子标签进行作业。

   3.4.RF手持设备(PDA)

简单理解,RF 手持设备可以认为是一台比笔记本电脑更便携的无线计算机,需要配备无线路由方可正常使用。

RF 手持设备内含条码枪,可以识别条码。

工作人员可以通过RF 手持,直接联入医药现代仓储管理系统(WMS),通过显示窗口进行入库、出库等操作。

一般使用RF 手持设备实现这些业务:入库上架、出库拣货、补货(移位)出库、补货(移位)入库上架、抽样盘点(动盘)、库内盘点、货品状态调整、货品移位。

   3.5.温湿度仪

对于现代医药仓储,根据国家的GSP 要求,必须要配备温湿度仪,以实时监测仓库内的温度和湿度,从而确保仓库内的各种药品的性状不会发生改变。

温湿度仪有对外开放的接口,本平台通过接口定时读取温湿度记录,并记录在系统中备查。将来随着国家GSP 的进一步严厉,可能将这些记录实时上传到药监局。

   3.6. 与其他自动化设备接口

根据实际的运营要求和管理需要,企业在建设现代医药仓库时,可能使用到除以上这些设备以外的其他的自动化设备,或者是各种不同品牌或者规格的设备以满足业务需要以及预算限制。

这些设备本身自带有驱动程序,以及对其他软件系统的接口,本平台需要在实施过程中根据这些接口驱动这些设备的驱动程序,进而驱动这些设备进行运作。

4.        功能简介

   4.1.基本信息管理

包含对推动仓储业务运作的各类基础信息的维护和管理,对这些基础信息进行设置,这些基础设置对后续的业务运作都会产生配置性影响,下文简列一部分配置信息的说明。

区域维护

对物流覆盖区域的划分定义

省份维护

对物流覆盖省份的划分定义

城市维护

对物流覆盖城市的划分定义

退货原因维护

定义标准的退货原因,用于与货主的退货原因进行对码,以能够有效地管理退货原因,同时与货主自定义的退货原因对应。

运输方式维护

定义标准的运输方式,用于与货主的运输方式进行对码,以能够有效地管理运输方式,同时与货主自定义的运输方式对应。

货品质量状态

定义标准的质量状态,用于与货主的质量状态进行对码,以能够有效地管理货品质量状态,同时与货主自定义的质量状态对应。

   4.2.主系统信息查询

在大多数情况下,这些信息都是由上位业务系统或者第三方医药物流系统进行维护并同步到本系统中的。同时本系统也提供对这些信息的直接维护功能。

主系统信息查询主要包含对基础资料的查询,其中应对医药行业的特殊的GSP 的管理,单独有主档的管理,以确保对不同货主的不同名称下的药品的养护和存储能够符合GSP 管理规定。

单位主档

对于不同的货主,对于同一个客户或者供应商,非常有可能有不同的名称或者编码,基于对GSP 管控的要求以及货主之间交易的便捷性,为简化管理,系统提供对单位主档的管理,任何货主的任何客户或者任何货主的任何供应商都可以对应到单位主档,该单位主档是唯一的。

货品主档

对于不同的货主,对于同一个货品,非常有可能有不同的名称或者编码或者包装单位,基于对GSP 管控的要求,系统提供对货品主档的管理,任何货主的任何货品都可以对应到货品主档,该货品主档是唯一的。

货主信息

货主的定义:货物的主人,是存放在仓库中的货物的所有者,在医药现代仓储管理系统中,允许存放多个法人的货物并统一管理。货主信息功能维护货主本身的信息,比如:名称、发票名称、税号、货主联络人等。

货主的供应商

维护货主供应商信息,如果维护了单位主档的情况下,需要维护货主供应商与单位主档的关系。

货主的客户

维护货主客户信息,如果维护了单位主档的情况下,需要维护货主客户与单位主档的关系。

货主的货品维护

维护货主货品信息。

货主业务特性维护

维护货主业务的特性,可以针对货主的客户或者货主的供应商或者货主的货品,比如:该货主的缺省情况下的货品配货规则是什么。

货品状态维护

可以根据质量状态、货主信息的不同进行货品状态的自定义,货品状态名称的定义,一方面需要根据业务实际情况设立,另一方面要注意语义与状态设置是否有矛盾之处。

   4.3.仓库配置

仓库货位管理

设置库区货位信息,货位信息可以按一定规则自动生成,可以根据货位编码。

打印条码。

有库区、分区、货位等级别,有停用、启用、作废等状态。

电子标签管理

设置电子标签对应货位。注意,一个货位只能对应于一个电子标签,一个电子标签可以对应于多个货位。

如果一个电子标签对应于多个货位,则电子标签的编码规则必须反映这种业务逻辑,才能有效指示业务作业。

分区类别定义

用于仓库内部货品分类与存放区域的对应关系维护,将来在货品出入库是自动定位到该区域以及该区域所对应的RF设备。

经营类别维护

定义标准的经营类别,用于与货主的经营类别进行对码,以能够有效地管理经营类别,同时与货主自定义的经营类别对应。

分区类别和分区的对应关系

设置仓库货区分区与货品类型的对应关系,在实际的出入库中,不同类别的货品就可以直接定位到对应的库或者分区甚至货位。

作业小组管理

设置人员作业小组信息,主要用于RF手持设备管理,这样可以在发送和提取出入库业务要求时,只有指定库存或者分区或者人员才能够看到这些业务要求而不产生混乱。

药品默认货位管理

定义货品的默认货位,在业务运作过程中,缺省可以定位到这个货位上,从而提高物流效率,也可以不定义。注意,每一个货主的一个货品只能有一个默认货位。

货品批号管理

管理货品的批号,包括有效期至、生产日期等,有效期至可以根据货品定义效期期间和期间单位自动生成。

   4.4.库内作业

包含对库内作业的各种业务流程的支持,实际上是传统的信息系统中的仓储部分的剥离以及对其进行细化和深化。

对于实际的业务,存在多种业务形态的业务,比如:进货、进货通知、进货退货、报损、报溢、移库、移位、销售发货、销售退货、库内调整、简单加工等等。

归结到仓库作业,实际上为两类业务:出库业务和入库业务,对应为出库订单和入库订单,当然这两类订单依然要能够支持和反映前述的所有业务类型的业务订单。

库区货品库存上下限设置

设置货品在库区的库存上下限,每个货品在一个货区只能有一组货区库存上下限数量,库存上下限数量以货品最小单位计算。使用这些设置可以给货主提供对应的库存服务。

入库订单管理

入库订单的源有两个:货主信息系统或者英克科技第三方医药物流系统,入库订单包括多种业务形态,只要是有入库操作的业务最终都要形成入库订单。

入库订单分为总单细目结构,有多种状态:总单状态有8 种,可以扩充;细目状态有7 种,可以扩充。这些状态反映了业务的进程和仓库作业的进行,不同状态的订单允许的进一步作业也是不同的。对订单本身实现了订单色标管理,对于其中的货品的不同质量状态采用不同的颜色来区分

流程简述:货到后,收货(来货单位、货品数量、批号、批号、效期、货品状态、质量状态自动设为‘未确定’),为“已到货”,根据设定有两种后续处理方式:‘先入位后验收’和‘先验收后入位’,根据设定的方式进行验收以及入位(验收、自动定位、上架、配库,先后顺序根据模式不同而不同),为“已验收”、“已上架”等状态。

流程中涉及到RF 设备的使用和对应的GSP 质量记录的自动生成,同时依据约定的“裁决标准”(货主裁决或者WMS 裁决)来对质量状况进行裁决。

一个细单的所有明细上架完成后,细单状态修改为“已上架”。

入库订单的所有细单记帐完成后,其总单状态修改为“完成”。

其中,配库是系统自动根据【配库模式设置】中的数量设置及【货品类别与分区对应关系】中设置的货品类别对应分区自动选择货品需要入库的货区。

入库记账

将完成入库流程的订单记账,反映到相应的所定义的货主的保管账中。

出库订单

出库订单来源有两个:货主信息系统或者英克科技第三方医药物流系统,出库订单包括多种业务形态,只要是有出库操作的业务最终都要形成出库订单。

出库订单分为总单细目结构,有多种状态:总单状态有12 种,可以扩充;细目状态有7 种,可以扩充。这些状态反映了业务的进程和仓库作业的进行,不同状态的订单允许的进一步作业也是不同的。对订单本身实现了订单色标管理,对于其中的货品的不同质量状态采用不同的颜色来区分

流程简述:对出库订单依照设定好的配货原则(事先设置好,包括多种模式如医院模式和业务员模式、原件原则和散件原则、指定原则等)进行配货,完成后就可以在RF 设备上显示出需要拣货的细单信息并且按照RF 设备和人员分组的设定规则显示,同时如果有电子标签,则货位电子标签显示出货数量,为“已配货”状态;对应的拣货业务完成后,为“已拣货”状态;按出库明细进行复核,复核完毕后,为“已复核”和“允许记帐”。

流程中涉及到RF 设备的使用和对应的GSP 质量记录的自动生成。

对于特殊情况比如配货数量不够、拣货破损不够等,系统提供对应的异常处理机制,包括:配货回退、取消、认同、原件到散件自动移位、等待补货后再配货等等。

出库记账

出库订单的所有细单都是“允许记帐”时,出库订单才能进行记帐操作,记帐后,状态为“已记帐”和“已出货”。

库存调整

支持对货品状态、批号、货位的调整,其中批号和状态的调整由对应的订单驱动执行,货位的调整由WMS 直接执行无需订单

盘点管理

包括动态盘点和静态盘点两种。都可以是使用R F 设备扫描货位同时录入盘点结果,也可以直接盘点后统一录入。

如果有差异,需要与货主相关部门进行协商,由货主业务系统发起处理指令(批号调整、报损、销售出库等)

散件货区报警

结合库存上下限和实际库存情况进行库存报警,在报警后可以选择报警记录生成移位类型的库存调整单

散件出库复核

首先通过扫描周转箱上的条码来建立周转箱和出库订单之间的关联关系,称为周转箱记录,在拣货时使用RF 手持设备先扫描周转箱上的条码,从而获知该周转箱需要拣的货品是什么。

RF 手持设备选择出库明细进行拣货操作时,形成该周转箱的拣货记录;而一旦RF 扫描另一个周转箱,前一个周转箱自动关闭,生成新的周转箱记录,启动另一次RF 拣货操作。可以按周转箱打印出库清单明细

在拣货完成后,可以进行复核作业,复核完成后,状态为“可记账”。

流程中涉及到RF 设备的使用和对应的GSP 质量记录的自动生成,比如:如果出库业务类型为“进退”,则形成“药品购进退出复核记录”;如果出库业务类型为‘销售’,相应出库明细生成药品出库复核记录。

装箱管理

根据出库订单以及对应的临时周转箱进行装箱,同时根据编码规则形成装箱条码,贴在箱子外面。装箱完成后进入到后续的运输环节。

   4.5.RF手持设备上功能

RF 手持设备是通过无线路由直接联接到企业的局域网内的,相当于企业局域网的一个操作终端,由于其可移动和便携性,有相当的业务处理可以借助其快速准确完成。在医药现代仓储管理系统(WMS)中,在RF 手持设备中实现的业务包括:

入库上架(包括各种不同状态的入库)、入库取消、挑选入库、入库审核、入库记账等;出库拣货(包括各种不同状态的入库)、出库取消、出库审核、出库记账、整箱出库、散件出库、拣选出库;整箱发货确认;装箱管理;翻垛管理;盘点管理;库存调整;批号调整;移位;各种查询等。

企业可以根据实际的业务管理需要减少或者增加手持RF 设备上的业务处理能力。

   4.6.GSP管理

在仓储作业过程中自动形成相关的GSP 记录,并穿插有GSP 的质量控制点,同时提供相应的各种证明资料的维护等。

在国家GSP 规范下,各个地区或者省份会有不同的补充要求或者特殊要求,系统能够有效的扩展。

注册证管理

将来货单位提供的相关证照文件扫描后形成图片,并记录到系统中,在需要的环节,可以直接从系统中调出来并打印,提供上传下载。

药品检验报告书管理

将来货单位提供的相关药品检验报告书文件扫描后形成图片,并记录到系统中,在需要的环节,可以直接从系统中调出来并打印,提供上传下载。

库存平面图

系统显示当前库房货位分布图,货位上货品状态的不同使用不同的颜色体现出来,如:全部合格显示为绿色、有不合格状态显示为红色、有不确定状态显示为黄色等。点击分布图的具体货位,系统弹出窗口显示该货位全部货品明细记录。

翻垛管理

根据GSP 要求,对存储一段时间的药品要进行翻垛,并形成翻垛记录,系统提供对翻垛的支持。

各种GSP记录

包括:质量验收记录、出库复核记录、药品购进退出复核记录、库内温湿度管理、药品养护记录、抽检记录管理、设备档案管理、澄明度检查记录等

所有国家规定的与仓库环节相关的GSP 记录都能够在系统中体现出来,可以分剂型、分品种等。这些记录都是在通过实际的过程中实时产生,也可以根据需要在后续操作中勾对对应的操作形成。

   4.7.运输管理

运输业务是一个很复杂而且又是很灵活的业务,包括车辆、装配、跟踪、智能路线、油耗、调度、人员、地址、运费管理、外协管理、单价管理(按重量、体积、路途、频次)、报价管理等环节。

一般而言,仓储企业都可以采用自运和外协两种形式,外协有汽运、铁路、空运、海运、河运、快递等方式。

运输业务有专门的运输系统(TMS)来支撑,英克科技考虑到医药行业企业的本身的运输量以及运输成本等因素,针对不采用运输系统的医药企业,在医药现代仓储管理系统(PM/WMS)中提供了一些简单的运输功能来满足初步的需求。

驾驶员管理

维护驾驶员姓名、性别、出生日期、婚姻状况、驾照类型、用工形式、驾驶证号、领证日期、上次年审日期、证件有效期、联系电话等信息

车辆管理

维护车辆的车牌号码、默认驾驶员、发动机号码、车型、出厂日期、百公里耗油、车种、购入日期、车厢长、宽、高、最后年检日期、年检

人员车辆对应关系维护

人员与车辆的从属关系

运输线路

根据企业的实际需要,以及区域划分,维护出既定的运输线路信息

运输地址管理

维护货主单位的运输地址、该地点所处运输线路、该地点的预估里程、联系人、联系电话等信息。

派车单管理

根据出入库业务,进行车辆、驾驶员、线路、订单的调度,提供按货主单位生成派车明细及按业务员生成派车明细两种方式。

进行派车调度时,需要确定自运外运类型、线路、车辆、驾驶员等信息,以及所要执行的订单。

派车单回执

驾驶员按照派车单出车后,运送货品抵达后由收货人确认回执返回企业后,填写派车实际费用、实际里程、发生相关费用及货品缺损反馈等相关信息

货品运输情况查询

了解每一笔货物运输的详细情况,包括发货时间、运输方式、预计到达时间,预计到达地点、货运单号等。了解了这些信息,货主可以方便的协调其客户准确收货,提高对客户的服务质量。

 
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